Qué es y para qué sirve una factura proforma

Que no te asuste su nombre, una factura proforma no es tan compleja como podría parecer. De hecho, es algo muy común. Te lo explicamos.

Qué es

La factura proforma es un documento que detalla cómo será una futura compraventa de bienes o servicios. Podría decirse que vendría a ser como una especie de presupuesto o borrador de lo que será la factura final.

Tiene carácter puramente informativo, y no tiene validez jurídica ni fiscal, ni tampoco se puede utilizar como justificante de pago.

Qué información debe tener

• Indicada de manera clara y visible la palabra “proforma” para especificar que se trata de ese tipo de factura.
• Datos del vendedor del bien o servicio.
• También los datos del posible comprador (nombre, CIF, dirección, etc.).
• La información relativa al bien o servicio que se va a vender: precio, cantidad, total, etc.
• Fecha de emisión.
• IVA (si es aplicable).

¿Se contabilizan las facturas proforma?

No. Las facturas proforma no se registran. Como hemos indicado, no tienen valor fiscal, legal o administrativo, su función es informar y, por tanto, no forman parte de la contabilidad de la empresa. Tampoco son válidas para ser presentadas ante la Agencia Tributaria.

No obstante, sí que existe obligación de respetar lo indicado en la factura proforma en cuanto a precio y condiciones, por ambas partes.

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

Ambos documentos son muy similares en su contenido y en su finalidad, por lo que es fácil confundirlos. La clave está en el momento en que se emiten una y otra.

Por su parte, la factura proforma está más cerca del momento del cierre de la compraventa, habitualmente se confecciona cuando ya existe un interés por las partes en cerrar la venta como trámite previo a hacerlo.

En cambio, el presupuesto es un paso previo a la factura proforma. Se entrega mucho antes, antes incluso de saber si existe o no interés real en cerrar la compraventa.

Diferencia entre factura proforma y factura

Aquí sí que podemos encontrar muchas más diferencias que en el anterior caso. Como ya hemos visto, la factura proforma no tiene valor fiscal ni legal, y se asemeja más a lo que sería un presupuesto.

Cuando la factura proforma es aceptada por el comprador, con los mismos datos que aparecen indicados en ella, se confecciona la factura.

La factura sí que es un documento definitivo, sí que tiene valor fiscal y legal, y sí que se registra en la contabilidad de la empresa. Además, al ser definitivo, no se puede modificar.